西方有一句諺語：〝The devil is in the
details.〞，也就是鴻海集團董事長郭台銘說的：「魔鬼都在細節裡。」這句名言放在優秀的行政管理師或優秀的秘書身上，一點都不為過！
大多數企業裡的行政人員，往往被認為是最容易取代的職位，因為「行政庶務」四個字，看起來就是基礎到不行的工作。的確，舉凡人際溝通、商業禮儀、電話禮貌、會議召開、行程安排、檔案管理….等等，都是行政人員會接觸到的「基本」工作。不過，這些「基本」工作之中的任何一項，如果願意追求卓越、精益求精，假以時日，將能成為獨當一面、無可取代，而且能帶著走的軟實力。
舉「行程安排」來說，常常在電視劇裡面看到，秘書會拿著行程表跟主管報告今天的行程，似乎只要照著念就好了？電視劇演的只是冰山一角，事實上，還有其他大大小小的事情需要事先規劃，而且每件事情都相互關聯，牽一髮而動全身呀！
每年5,000名一線服務、業務人員的專業培訓教練周純如，用35年的工作經驗跟我們分享，如何從心法、技巧、工具等三個面向著手，妥善安排主管的行程，讓主管從此以後不能沒有你！（立即學習：卓越幕僚工作術，成大事的秘訣就從做好每一件小事開始！）
心法：除了細心，更要貼心。
周純如老師分享以前擔任秘書的期間，當時的她沒有仔細估算每個行程要花的時間，也漫不經心的安排行程，因此沒有跟客戶有任何的協調，只是將時間登錄，就認為完成行程管理了；當天下午1:00才看到主管吃著上一場會議發的餐盒，便詢問了司機大哥怎麼沒有帶主管去吃飯？這才恍然大悟，原來只顧著排行程，卻忽略了跑行程的主管還會有其他的需求。所以，除了細心，更要貼心。
技巧：確實掌握所有行程。
行程表中要詳細記錄人、事、時、地、物，例如主管要到對方公司開會，與會者和聯絡人、拜訪目的、活動開始與結束時間、活動與停車地點（場地的出借時限）、需要準備的資料跟設備…等等都缺一不可，讓主管可以安心參加活動。
另外，要什麼時候把行程告訴主管呢？周純如老師也提供一直奉為圭臬的口訣：一日之計在於昨天下班前，一週之計在於上週五，一月之計在於上個月底。除此之外，還可以利用通勤的空檔，妥善運用零碎時間協助主管處理決策事務。
(圖片來源：Unsplash)
工具：善用Outlook指派工作
Outlook的工作進度狀態列上，可以寫進行中、未開始或是已完成，優先順序可以自己安排。另外，當我們把Outlook的Schedule排出來之後，下方都有空白的地方可以寫備註欄，這時候就可以把前面提到的人、事、時、地、物一一詳列出來，讓主管可以一目瞭然。
從心法、技巧、工具3個面向，把「行程安排」這項軟實力學起來，讓自己由內而外地蛻變，除了讓主管可以發自內心的器重你之外，也因為時常要協助主管執行細節任務，進行統籌，因此更容易以領導者的角度，培養宏觀的想法與視野，一舉兩得，何樂而不為呢？（延伸學習：魚與熊掌，都能得到！職場頭銜再添一筆：行政管理師！）
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