Vivian是一位行銷人員，一早進到辦公室準備寫文案，想起昨天還有一封E-mail沒回。點開信箱，有10封未讀信件，包含合作洽談、公關活動和感謝信函，等到回覆完所有信件，時間已經是上午11點半。
吃完午飯出門拜訪合作對象，抵達約定地點，突然接到來電，表示行程耽誤，希望可以將會議向後延遲半個小時。回到公司已經下午4點，先回覆Line的群組訊息，隨即內部企劃會議就要開始。
等到所有行程完成，回到位子坐定，已是晚上6點半。接下來，只能利用下班時間繼續完成今日還沒做完的代辦事項。
這樣的場景對你來說是不是似曾相識呢？每天工作日程總是有太多外在干擾，需要聚精會神完成的工作，或為了重要會議保留下來的完整時間，常常被打斷。我們總是需要花費一點時間，才能重新回到工作狀態。
為了善用每天24小時，高效安排你的工作與生活，管理你的每日行程其實非常重要。SmartM大大學院創辦人許景泰（Jerry）教你如何集中處理三種工作情境，將外界干預降到最低，有效提升工作效率。（延伸推薦：掌握12項時間管理工具，高效工作為你職場加值！）
訊息是最大的干擾，不需要即時回覆的就集中處理吧！
工作中最容易被突如其來的訊息打斷，不論是電話、E-mail或Line，別人可以連絡上你的方式越多，時間越容易被零碎的溝通佔據。為了擺脫拉低工作效率的溝通，回覆的時機應該要集中處理。每天固定早、中、晚幾個時間回覆訊息，避免上班就是一直在不同溝通工具上切換，回來做正事時又需要重新沉澱思緒。
如果因為工作特性，訊息經常需要即時回覆，建議以間歇性的方式集中處理，舉例來說，在重要工作告一個段落，上茶水間、洗手間時統一回覆。避免當工作需要專注且重視細節時，被其他事務干擾，而無法考量周延。
給自己一段有品質的好時間，會發現效率原來這麼高
每天給自己一段完整的時間，不論是生活或是工作，在這段時間做一些需要思考的事，並確保這段時間誰都不會來打擾。Jerry以自己的經驗為例，因為習慣早起，早上五點半開始作業，保留一個半到兩個小時的時間只給自己，在這段期間縝密地思考或專注地作業。請你回想自己哪個時間最能夠發揮精神，把最有效益的時間留給自己。
會議排定固定時段，不相關的成員就別加進與會名單
工作中總有一些不可避免的邀約或會議，但如果這些行程老是佔據工作中最精華的時間，重要工作無法有完整的時段統一處理。因此，如果有邀約、拜訪客戶的需求，也試著將日程集中管理，將面談的行程安排在一天的固定時段，例如接近中午，或是下午快下班的時間，不僅不會打擾主要工作行程，接近午餐或下班時間的邀約，通常也可以有較高的效率。
而團隊會議雖然不可或缺，但務必確保每位與會者都與會議內容相關，且有需要討論的事項再召開。否則10個人中，只有3個有必要參與討論，何必把7個人關在同個空間中各做各的事呢？
日程集中管理的好處，就在於將外在的眾多干擾降至最低，設定每段時間的目的，並專注完成，才能發揮最大的效率與時間的價值。
當你可以安排好日程時間，並且有餘裕去做重要但不緊急的事，將會發揮時間最大的長期效益。良好的時間管理，就建立在確保自己走在前往目標的正確道路上。更多時間管理術，就在大大學院【如何成為時間管理高手】。
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